La organización del tiempo es fundamental a la hora de simplificar nuestras tareas

La organización del tiempo es fundamental a la hora de simplificar nuestras tareas

Trabajar debería ser una actividad agradable que nos proporcionara satisfacciones. Sin embargo, a veces es fuente de estrés y angustia. Una de las razones es la sobrecarga que debemos soportar y las maratónicas jornadas a las que nos vemos sometidas. Simplificar nuestra vida laboral para liberarnos de estas cargas repercutirá en nuestra vida privada, pero también -y esto es lo que deberían entender muchos jefes- en nuestro rendimiento como profesionales. Las personas que tienen una jornada laboral que les permite disfrutar de su tiempo personal son mas productivas.

Respeta tu horario

Por ello, la primera norma será ceñirte a las 8 horas que están estipuladas. Se acabaron las horas extra o llevarte el trabajo a casa. Un buen profesional debe ser capaz de cumplir con sus responsabilidades dentro de su horario. Sin embargo, en muchas empresas se interpreta como entrega profesional pasar más tiempo en la oficina, aunque seamos improductivos. Para que tu planteamiento no te afecte negativamente habla con tu jefe y explícale que quieres ser más valiosa para la empresa aplicando criterios laborales mas humanos. Si le convences de que es mejor gestionar bien el tiempo de trabajo que prolongarlo, tal vez consigas no solo un beneficio propio sino también el de tus compañeros.

Conoce tus responsabilidades

Una de las maneras de obtener un rápido rendimiento es saber exactamente que quiere tu jefe de ti y como lo quiere. Aunque seas un equipo, cada persona tiene unas responsabilidades individuales. Pídele que te las describa exactamente. De esta manera, además de saber a que debes atenerte y no distraerte con tareas que pueden pertenecer a otro, si lo que te pide es excesivo, le estas dando la oportunidad de darse cuenta de ello (si no lo hace, debes plantearte hablarle sobre la imposibilidad de cumplir con tus funciones dentro de una día laboral normal).

Por otro lado, cada persona tiene sus ideas sobre la manera en la que debe realizarse un trabajo: como enfocar una entrevista, redactar un informe… Saber como espera tu jefe que se realice una labor y establecer un proceso de trabajo para el equipo os ahorrara tiempo. Y recuerda esta premisa si tienes subordinados.

Divide y vencerás

Una vez que sabes que debes hacer y en que plazo, organízate. Lo ideal es que planifiques la Jornada laboral con detalle. Reparte el trabajo (si es posible, porque esto depende siempre de cada profesión) en bloques. Por ejemplo, si tienes que redactar un informe, divide esta actividad en documentarte, hablar con las personas que deben darte información, y redactarlo. Seguramente, a ello debes sumar tareas habituales diarias como consultar y responder al correo electrónico, contestar llamadas telefónicas, despachar el correo tradicional y atender a las visitas.

Una vez descritas todas estas ocupaciones, asígnales un tiempo concreto (de 9 a 10 h, el correo; de 10 a 11 h, documentarte…). Sé realista a la hora de establecer este horario y destina a cada actividad los minutos que realmente necesita. Ello es fundamental para que luego la jornada se desarrolle según lo previsto. Esta división te permitirá concentrarte en cada tarea y realizarla con más acierto en menos rato. Finalmente, procura mantener el orden en tu lugar de trabajo, así no perderás tiempo buscando las cosas