Por un lado, implica un enorme avance del que todos pueden beneficiarse, permite una comunicación inmediata y agiliza las dinámicas organizacionales; pero por el otro, es uno de los más preocupantes ladrones de tiempo, capaz de hacernos perder la concentración de las tareas que debemos realizar.

Problema compartido

El problema del correo electrónico como factor de distracción tiene que ver con el emisor y el receptor. En el caso del primero, porque no se cuestiona la verdadera necesidad de ese correo electrónico y no se plantea otras opciones de comunicación como el teléfono o la conversación personal. Además, en muchas ocasiones incluye como receptores de ese mismo mensaje, a muchas personas para las cuales ese correo probablemente no tenga la menor importancia.

En lo que se refiere al receptor, por el hecho de que este comprueba el estado de su bandeja de entrada, casi de manera compulsiva- en lapsos de 5 o 10 minutos- genera una enorme distracción a lo largo de la jornada laboral.

Opciones de solución

Lo más importante para cultivar un correcto uso del correo electrónico es tener la voluntad de hacerlo, es decir, de limitar en la medida de lo posible la pérdida de tiempo que trae consigo un email, tanto si uno es el emisor como el receptor. Hay que reunir todas las cuentas de correo que uno tenga en una misma bandeja de entrada. También es preciso conservar limpia esta misma bandeja de entrada, con filtros que limiten el spam, y así revisar semana a semana que no se dejan correos electrónicos innecesarios, organizando los demás en carpetas bien organizadas.

También se debe evitar dejar la pestaña o ventana del correo electrónico; dejar inactiva la opción de ventanas emergentes del correo electrónico; además, destinar dos o tres momentos del día y solamente a consultar y responder los mensajes recibidos.

De igual manera, es provechoso no enviar varios correos electrónicos si se puede concentrar toda la información en un solo y considerar de manera cabal, si realmente debemos incluir a todas las personas que acostumbramos poner en copia de ese mensaje.