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Lejos de constituir un acto más dentro de la actividad laboral, las reuniones de trabajo son una herramienta insustituible y sumamente eficaz a la hora de encauzar las energías que nos permitan llevar a cabo los objetivos del negocio. Por eso, resulta imprescindible optimizar su desarrollo y funcionamiento.

Las reuniones laborales son un instrumento imprescindible de comunicación

La productividad que se genere a partir de una reunión de trabajo debe satisfacernos, pero para que esto pueda plasmarse se hace necesario establecer pautas de funcionamiento, que no deben ser modificadas. De vital importancia es entonces asegurar que las reuniones estén orientadas hacia los objetivos de la empresa. De alguna manera, ellas deben informar a sus participantes sobre el estado de situación del negocio, así como de la distribución de responsabilidades para llegar a buen puerto.

Cada área, respetando jerarquías, debe establecer sus puntos de vista, que luego, durante la reunión, serán debatidos y consensuados tanto a nivel del área y como de la empresa toda. Pero no es tan sencillo. Suele suceder que al terminar una reunión es poco lo que queda en concreto o, peor, se está en el mismo lugar que antes de que comenzara. Por eso, a continuación algunos consejos para que en sus reuniones de trabajo todo salga como usted espera.

Determinación de temas

La agenda de temas debe ser conocida por los todos participantes de la reunión antes del comienzo de esta. La confección de esta agenda debe tener en cuenta un orden funcional: en general se aconseja tratar los temas más intrincados al principio, sin embargo hay casos en que conviene establecer un orden distinto, por ejemplo según la división de trabajo o del área geográfica del negocio.

Se deberá asegurar, asimismo, el desarrollo de cada uno de los temas, estableciendo para cada uno un rango de tiempo máximo, por lo que si el tratamiento de alguno se prolonga, se deberá optar por pedir conclusiones o prolongar el tiempo de duración de la reunión. En este último caso, para evitar la fatiga mental, no estará mal realizar un breack de distensión, para luego continuar. También recuerde que siempre es aconsejable seguir la agenda establecida, y dejar para el final las consideraciones alternativas.

Presencias acotadas

De la reunión deben participar únicamente los empleados que tienen relación directa con los temas que habrán de tratarse. También se puede crear un plan de modificación de participantes por tema, pero esto requiere una atención especial por parte de los participantes, ya que se corre el peligro de que no todos cuenten con la misma información al llegar al momento de su exposición.

Conclusiones

Una vez terminada la reunión, los gerentes de cada área deberán hacer un memo de lo que se ha tratado, resaltando los temas y las decisiones más importantes. Esto incluye nuevas delegaciones de tareas y responsabilidades, así como nuevos plazos que deberán cumplirse. Para facilitar esta tarea es aconsejable designar a una persona para que vaya tomando apuntes sobre el contenido de la reunión. Esta persona será la encargada de elevar su informe a los líderes correspondientes, quienes luego deberán establecer y comunicar formalmente lo decidido.